Os escritórios contábeis são os que mais produzem papéis diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos os documentos contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação.
Caso a guarda de documentos seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. Uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
Para te ajudar a saber por quanto tempo você deve armazenar esses papéis no seu escritório contábil, preparamos uma lista com os principais documentos municipais, estaduais e federais e respectivos prazos. Confira.
Documentos municipais
Nota Fiscal de Serviço – 5 anos
Fatura de Serviço – 5 anos
Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) – 5 anos
Documentos em Geral – 5 anos
Pagamento de ISS – 5 anos
Documentos Estaduais
ICMS – 5 anos
Despacho de Transporte – 5 anos
Cupom Fiscal Emitido por ECF – 5 anos
Manifesto de Carga – 5 anos
Nota Fiscal de Serviços de Transporte – 5 anos
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor – 5 anos
Livro de Registro de Inventário – 5 anos
Livro de Registros de Apuração de IPI – 5 anos
Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A – 5 anos
Livro de Registro de Entradas e Saídas – 5 anos
Documentos federais
Termo de Rescisão de CT – 2 anos
Pedido de Demissão – 2 anos
Aviso Prévio – 2 anos
Livro de Atas (CIPA) – 5 anos
Livros de Escrituração Fiscal/Comercial – 5 anos
Controles de Ponto – 5 anos
DIRPF – 5 anos
PIS/COFINS – 5 anos
Folha de Pagamento – 10 anos
Recibos de pagamento de 13º – 10 anos
Guia de Previdência Social – 10 anos
Guia de Recolhimento do FGTS – 30 anos
Contrato de Trabalho – Indeterminado
Livro ou ficha de colaborador – Indeterminado
Fonte: Contábeis
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